In TimePunch 1.91 existiert jetzt erstmals die Möglichkeit einen Monatsabschluss durchzuführen. Der Monatsabschluss hat dabei die Aufgabe, die bestehenden Zeiten gegen versehentliche Änderungen zu schützen.

Gleichzeitig dient er dem fachlichen Abschluss eines Abrechnungszeitraums. D.h. Buchungen in abgeschlossenen Monaten können nicht mehr verändert werden. Technisch gesehen werden abgeschlossene Monate nicht mehr neu geprüft und daher wesentlich schneller geladen.

Der Monatsabschluss kann über zwei Wege durchgeführt werden.

1. Der Mitarbeiter führt den Monatsabschluss in TimePunch selbst durch.
   Menü: Extras -> Monatsabschluss …
2. Die Verwaltung führt den Monatsabschluss in TimePunch Profiles durch.
   Mitarbeiter selektieren -> Rechtsklick -> Monat abschliessen …

Danach wird folgender Dialog aufgebaut.

In der Auswahlliste muss dann der Monat selektiert werden, bis zu dem die Zeiteinträge gesperrt werden sollen. Wird z.B. August 2008 ausgewählt, werden alle Zeiteinträge bis Ende August 2008 gesperrt.

Um in bereits abgeschlossenen Monaten Daten nachträglich zu ändern, müssen die Monate wieder geöffnet werden. Dazu muss in der Auswahlliste ein Eintrag vor dem zu ändernden Monat ausgewählt werden. Wenn z.B. im Juni 2008 ein Eintrag geändert werden soll, dann muss die Sperre auf Mai 2008 zurückgesetzt werden.

Alternativ dazu kann die Sperre natürlich auch ganz aufgehoben werden. Dies ist allerdings nicht zu empfehlen, da sonst wieder alle Monate neu berechnet werden müssen.

Hinweis: Bei der Datenübernahme von TimePunch 1.82 wird der Abrechnungszeitraum bis zum aktuellen Monat gesperrt. Dies geschieht unter der Annahme, dass die Monate bereits vollständig erfasst wurden und daher als abgeschlossen markiert werden können. Natürlich können auch dann die Monate wieder durch den oben genannten Mechanismus geöffnet werden.